Электронный документооборот ЭДО

Время чтения ≈ 6 минут

Коллеги из СКБ Контур подготовили материал, где на примерах рассказывают, как с помощью Контур.Маркета вывести из оборота маркированную продукцию без кассы. Актуально также для госучреждений с системами питания.

Наши клиенты теперь могут не заходить в личный кабинет Честного ЗНАКа, чтобы вывести маркировку, которую не отсканировали на кассе. Расскажем, для каких сценариев в рознице и общепите это подходит.

Представим, что магазин принял маркированную головку сыра на баланс. Сотрудник разрезает сыр и фасует. На кассе такие фасовки продаются без сканирования, потому что на них нет кода маркировки. В этом случае магазину нужно зайти на сайт Честного ЗНАКа, чтобы вывести из оборота код, который относится ко всей головке сыра. Теперь эту же операцию можно сделать без переключения на ЛК ЧЗ.

Новая возможность Маркета подходит и общепиту, который принимает маркированную продукцию по УПД, готовит из нее блюда и поэтому не может вывести коды маркировки через кассу. Напомним, что молоко и вода уже маркируются, и общепиту скоро понадобится выводить из оборота такую продукцию.

Обновление подходит для работы со всеми маркированными товарами, кроме табачной продукции.

Возможность открыта и для вновь подключившихся пользователей. Если раздел «Вывод из оборота» не отображается, нужно просто обновить страницу.

Как выводить коды из оборота, не выходя из Маркета

Работаем в разделе «Вывод из оборота»: заполняем акты о выводе, отправляем в Честный ЗНАК и следим за статусом проверки документов.

1. Сначала нужно убедиться, что мы авторизованы в Честном ЗНАКе. Авторизация активна 10 часов, если срок истек, система предупредит об этом.










С контрагентами или внутри компании можно обмениваться документами через почту
или специальное решение. Создается документ, подписывается при необходимости электронной подписью и отправляется контрагенту.

В этом случае можно обойтись без оператора ЭДО. Однако вам потребуется своими силами:
— настроить формирование электронных документов в соответствии с форматами ФНС шРоссии,
— договориться с контрагентами о прямом обмене электронными документами,
— заключить договор (дополнительное соглашение) о применении ЭДО с каждым бизнес- шпартнером,
— организовать техническую возможность для обмена документами,
— обеспечить безопасность обмена.

Если речь идет о неформализованных документах, то это удобный способ. У нас есть бесплатные решения, через которые можно осуществить такую отправку. Но применяют их в основном внутри организации или при обмене с головной организацией. Основное ограничение прямого документооборота - счета-фактуры так передавать нельзя. Согласно требованиям Налогового кодекса РФ, обязательно применять квалифицированную электронную подпись и передавать счета-фактуры в электронном виде можно только через оператора ЭДО. Оператор является третей стороной в цепочке документооборота и фиксирует дату отправки и получения документа, а также проверяет подлинность усиленной КЭП продавца и покупателя, хранит все документы, подтверждающие факт отправки и получения.

Другой способ обмена документами с контрагентами — это через оператора электронного документооборота, внутри системы этого оператора. Это простой способ, поскольку достаточно подключиться к готовому сервису, согласиться с регламентом оператора и начать обмен. В связи с тем, что за такой обмен ответственность несет оператор, такой способ значительно упрощает взаимодействие с контрагентами. В задачи оператора входит:
— изучение правового поля и получение всех необходимых лицензий для такого шдокументооборота,
— разработка и поддержка технологий, мониторинг и соблюдение условий для законного шобмена счетами-фактурами в электронном виде,
— разработка и поддержка форматов, утвержденных налоговой для формализованного шдокументооборота,
— уведомление ФНС о присоединении новых участников к ЭДО,
— оператор организует комплекс мер для безопасной передачи данных и защищает шдокументы от перехвата злоумышленниками,
— фиксация каждого действия с документами со стороны всех участников сделки. Среди шнаших клиентов уже были случаи, когда возникали спорные ситуации между шконтрагентами и в суде предъявлялись данные оператора, которые служили шдоказательство отправки документов,
— хранение документов в установленные законодательством сроки.

Кроме того, наши клиенты получают поддержку при подключении, запуске и эксплуатации ЭДО.

После анализа бизнес процесса в организации мы помогаем определиться с выбором оператора ЭДО и составом продукта. Далее следует оператору направить заявление об участии в электронном документообороте. У каждого оператора есть своя форма заявления, чаще всего оно формируется и отправляется автоматически. В свою очередь оператор сообщает в ФНС о готовности компании обмениваться с контрагентами электронно. С этого момента по требованию ФНС можно предоставлять электронные документы.

Договориться о переходе на ЭДО можно как в устной, так и в письменной форме. Можно включить условие обмена по ЭДО в договор или дополнительное соглашение.

Фактически согласием на электронный обмен документами считается момент, когда произошел обмен приглашениями в сервисе оператора ЭДО. Такой обмен выражает согласие на прием документов по ЭДО, поэтому документы, отправленные по ЭДО будут равнозначны бумажному документообороту.

Для работы в ЭДО обязательно нужна электронная подпись - КЭП. С ее помощью производится регистрация в сервисе и подписание лицензионного договора. На бумаге подписывать документы не требуется, поскольку документ, подписанный КЭП, признается юридически значимым, согласно п. 1 ст. 6 63-ФЗ

Если ведется работа с иностранными контрагентами, то с ними также можно наладить электронный документооборот. Статья ст. 7 63-ФЗ регламентирует такой документооборот. В этом случае заключается трехстороннее соглашение между российской компанией, ее иностранным контрагентом и оператором ЭДО, где также признается используемая электронная подпись. Российская компания подписывает документы квалифицированной электронной подписью – КЭП, а иностранная компания – усиленной неквалифицированной подписью НЭП. Такие документы становятся юридически значимыми и их можно передавать в налоговую, таможню, банк.

Иногда требуется прописать условия взаимодействия по ЭДО. Это может быть прописано в договоре или соглашении. Подписать его можно электронно по ЭДО.

Так например организации прописывают типы передаваемых по ЭДО документов. Поскольку есть формализованный документооборот, а есть неформализованный, передача которого может быть согласованна дополнительно.

Шаблон такого соглашения предлагаем посмотреть от оператора СКБ Контур на КонтурДиадок. Скачать образец.

Первое, с чего можно начать это внести изменения в учетную политику организации. Вы сами решаете, чем дополнить учетную политику, можно обратиться в ст. 8 402-ФЗ Обратите внимание на:
— способ обмена электронными документами (прямой или с привлечением оператора),
— список документов, с которыми будете работать в электронном виде,
— вид электронной подписи,
— должности сотрудников с правом подписания электронной подписью,
— порядок хранения и представления в ФНС по запросу.

Когда вы прописали в учетной политике возможность использования электронных документов и регламент работы с ЭДО, выполните следующие шаги.

1. Составьте цепочку документооборота

Как вы работаете с документами на бумаге? Определите, кто из сотрудников согласовывает и подписывает документы, в каком порядке документы перемещаются между отделами. Эту же схему можно перевести в электронный формат.

Чаще всего при переходе с бумаги на ЭДО процесс удается оптимизировать. Например, благодаря автоматическому распределению документов в Диадоке из цепочки можно исключить их ручную сортировку. Процесс ускоряется, а ресурсы сотрудников идут на решение других важных задач.

2. Получите электронную подпись

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) понадобится сотрудникам, которые будут подписывать электронные документы. Приобрести КЭП можно в аккредитованном удостоверяющем центре. Наверняка КЭП уже есть у бухгалтера или руководителя, если организация сдает налоговую отчетность в электронном виде.

3. Выберите оператора и способ работы с ЭДО

Вопрос, который интересует почти каждого клиента – это как выбрать оператора ЭДО для своей организации, когда одни контрагенты работают на Такскоме, другие в Диадоке, третьи еще на каких-то операторах сидят. И отдельные клиенты начинают подключать себе сразу нескольких операторов.

Мы решаем такой вопрос за счет роуминга. Он есть у многих операторов. Поэтому в первую очередь нужно анализировать процесс документооборота на предприятии:
— Кто на предприятии занимается документооборотом
— Сколько человек подписывают документы
— Кто является участником документооборота: контрагенты, сотрудники, филиалы и т.д.
— Какие учетные решения применяются для подготовки документов
— Требуется ли интегрировать документооборот с учетной системой
— Какие права доступа должны быть к учетной системе у участников документооборота
— Какой маршрут проходит документ и т.д.

В зависимости от процесса принимается решение, какого оператора подключать, какой пакет документов выбрать, что настраивать дополнительно под текущие процессы на предприятии.

Чтобы узнать подключен ли ваш контрагент к ЭДО, можно проверить его по ИНН с помощью спец инструментов. Так, например, в Диадоке на сайте можно загрузить контрагентов списком по ИНН и узнать, кто подключен к ЭДО.

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Ответьте на несколько вопросов, заберите чек-лист для оценки эффективности внедрения ЭДО

Отправьте заявку и мы подберем оператора ЭДО под ваши процессы

Нет времени читать? Шаблоны документов пришлем к вам на почту

Отправьте заявку и мы подберем оператора ЭДО под ваши процессы

Понравилась статья — поделитесь с друзьями!